Co powinien umieć pracownik biurowy?

Praca biurowa kojarzy się z przewidywalnością i doprecyzowanymi godzinami pracy. Uchodzi również za wygodną, ponieważ współcześnie wynajem biur zwykle oznacza dla pracowników komfortowe warunki. Z tego powodu fraza „praca biurowa” jest jedną z najczęściej wyszukiwanych w miejscach, gdzie można znaleźć konkretne oferty. Jednak czy każdy nadaje się do tego, by pracować w biurze?

Predyspozycje i kompetencje

Sekretarka, urzędnik, księgowy, recepcjonista to tylko kilka przykładów z długiej listy zawodów, jakie można wykonywać w biurze. Stanowiska biurowe i administracyjno-biurowe to te, które należy brać pod uwagę, decydując się na wynajem biur jako najemca. Pracownicy będą w nich spędzać wiele godzin nierzadko przyjmując klientów lub kontrahentów. Wbrew pozorom nie każdy ma predyspozycje do pracy za biurkiem. Mimo, że obsługa komputera i urządzeń peryferyjnych jest coraz bardziej powszechna, sekretarka lub księgowa musi mieć wiedzę znacznie wykraczającą ponad poziom przeciętnego użytkownika. Do pracy wymagana jest znajomość pakietu MS Office, jak również różnych programów komputerowych. Do częściej stosowanych należą programy do wystawiania faktur, dla księgowych oraz rezerwowania pokoi w hotelu. Dochodzi do nich umiejętność obsługi drukarki, skanera, faksu, projektora, kserokopiarki, niszczarki do papieru, bindownicy, trymera oraz laminatora.

Dokładny organizator

Wynajem biur zwykle oznacza poszukiwanie pracownika do obsługi bieżących spraw firmy. Warto upewnić się, czy kandydat na takie stanowisko wie cokolwiek o tym, jak wygląda praca w biurze. Do codziennych obowiązków należą przekierowywanie połączeń telefonicznych, przegląd poczty elektronicznej i odpowiadanie na maile, przygotowywanie dokumentów, wystawianie faktur, współorganizowanie spotkań, konferencji oraz wielu innych wydarzeń firmowych. Zadania wymagają nie tylko wiedzy, ale i doświadczenia. Przydadzą się do nich umiejętności organizacyjne, jak również łatwość w komunikowaniu się z innymi. Pracownik biurowy przygotowuje ponadto zestawienia, uzupełnia dokumenty, wykonuje obliczenia, umawia ważne spotkania. Musi umieć się koncentrować i działać precyzyjnie. Jeśli w dokumentach firmowych będzie chaos, taka sytuacja może dla przedsiębiorcy oznaczać poważne konsekwencje prawne. Zarówno finansowe, jak i prawne. 

Samodzielny poliglota

Jeśli przedsiębiorcy wydaje się, że wynajem biur to największa trudność jaka go czeka, zmieni zdanie podczas poszukiwania kompetentnego pracownika. Największe powodzenie mają osoby kompetentne, znające języki obce, jak również działające bez dodatkowej pomocy. Pracownik biurowy bywa jedyną osobą w firmie, która ogarnia sprawy dokumentów. Musi działać samodzielnie pod nieobecność szefa. Jeśli firma zatrudnia osoby na innych stanowiskach, przyda się nieco umiejętności w łagodzeniu ewentualnych sporów. Zwykle wszystkie problemy są zanoszone natychmiast do biura i jest to pierwsze miejsce konfrontacji na przykład skłóconych pracowników. Dyplomatyczne podejście do spraw firmy, jak również uważne rozmowy z kontrahentami to cechy na wagę złota. Dodatkowym atutem jest znajomość języków obcych. Najlepiej tych, które są niezbędne w codziennych kontaktach firmy. W Polsce najczęściej przydaje się angielski i niemiecki, ale znajomość innych języków zawsze jest mile widziana. 

Wynajem biur zwykle łączy się z szukaniem miejsca, które będzie wizytówką firmy. Jej „twarzą” jest pracownik biurowy. Dlatego warto się upewnić, czy osoba, którą zatrudnimy posiada odpowiednią kulturę osobistą.