Archiwizacja dokumentów, czyli jak zarządzać dokumentacją w firmie w dobie RODO

Poprawne archiwizowanie danych jest niezwykle istotnym aspektem działalności firmy. Gwarantuje zachowanie porządku, optymalnego wykorzystania dostępnego miejsca, a także wpływa na poprawę wydajności pracowników. Po wejściu w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych firmy zostały zobowiązane do przykładania szczególnej uwagi do bezpieczeństwa danych osobowych zawartych w gromadzonych dokumentach.

Archiwizowanie staje się coraz bardziej złożone, ponieważ firmy mają do czynienia z coraz większą ilością rodzajów dokumentów, które przetwarzają. Jednocześnie wciąż wzrasta także ilość przepisów, regulaminów i norm, które określają zasady ich obiegu w firmie. Dodatkowo niektóre z dokumentów muszą być przechowywane przez okres wielu lat, na wypadek wezwania ze strony urzędu lub kontroli. Inne natomiast na mocy przepisów RODO w ogóle nie mogą być gromadzone.

Z pewnością archiwizacja nie powinna przebiegać w sposób spontaniczny, bez odgórnie określonych procedur i reguł. Brak organizacji tego ważnego aspektu funkcjonowania firmy może prowadzić do zagubienia, uszkodzenia, a nawet zniszczenia przechowywanych informacji. Chcąc sprawnie gromadzić generowane dokumenty, należy dokładnie znać wszystkie obowiązujące przepisy. Przedsiębiorca powinien na ich podstawie oraz po analizie możliwości wystąpienia różnych niepożądanych sytuacji, stworzyć wewnętrzne sposoby postępowania.

Jak archiwizować dane zgodnie z przepisami?

W wielu firmach niepotrzebne dokumenty są odkładane do teczek i segregatorów, do których dostęp może uzyskać w zasadzie każdy. W myśl przepisów jest to niedopuszczalne. Zabezpieczenia powinny zostać dobrane stosownie do ryzyka ich naruszenia. Jeżeli dojdzie do wycieku informacji, a przedsiębiorca nie dołożył należytych starań aby temu zapobiec, może zostać obciążony odpowiedzialnością finansową i karną. Dotyczy to także informacji zapisanych elektronicznie.

Uporządkowane przechowywanie danych osobowych jest niezmierne istotne z punktu widzenia Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Właściciel danych osobowych ma prawo do wglądu do nich, a także ich sprostowania. Może również zażądać podstawy na jakiej są one przetwarzane oraz zapytać o cel takiego postępowania. Każda firma musi być przygotowana na tego typu zapytania. Dodatkowo musi mieć świadomość, które dane może gromadzić. Istnieje zasada mówiąca, że firma nie powinna żądać więcej informacji osobowych niż niezbędne minimum konieczne do wykonania umowy lub realizacji usługi.

Dużym ułatwieniem może być także digitalizacja archiwum. Opcja taka umożliwia natychmiastowy wgląd do wszystkich danych z poziomu komputera. Dodatkowo dojście do informacji mają jedynie osoby uprawnione, a każdy dostęp do danych jest rejestrowany. Przykładem firmy, która umożliwia digitalizację dokumentów jest Rhenus Data Office Polska.

Archiwum zakładowe czy wyspecjalizowana firma?

Ostatecznie każdy przedsiębiorca ma do wyboru założenie własnego archiwum zakładowego lub skorzystanie z oferty specjalizującej się w archiwizacji firmy. Generalnie im większa firma oraz liczba przechowywanych dokumentów, a także im zapisane w nich dane są różnorodne, tym bardziej opłaca się skorzystać z pomocy wyspecjalizowanego podmiotu.

Założenie i bieżąca obsługa własnego archiwum pochłania zasoby finansowe i ludzkie, wymaga szkoleń, wdrożenia odpowiednich rozwiązań informatycznych, zabezpieczeń oraz dostosowanych do przechowywania szaf.

Również samo pomieszczenie (lub pomieszczenia) musi być odpowiednio wydzielone i zabezpieczone przed zalaniem i innymi wydarzeniami losowymi. Przede wszystkim jednak własne archiwum to zbiór procedur związanych z bezpieczeństwem i dostępem do dokumentów. W przypadku dużej firmy jednorazowe koszty jego założenia od podstaw mogą wynosić nawet dziesiątki tysięcy złotych.

Natomiast wyspecjalizowana firma posiada gotową do natychmiastowego wykorzystania infrastrukturę. Dodatkowo dysponuje procedurami gwarantującymi najwyższe standardy bezpieczeństwa i jakości. Dzięki realizacji swoich usług dla wielu podmiotów, koszty archiwizacji są znacznie niższe, niż gdy robi to dana firma samodzielnie. W związku z tym może okazać się, że bardziej opłacalne będzie skorzystanie z usług takiej firmy, zamiast robić to na własną rękę.

Inną opcją jest utworzenie zakładowego archiwum przy współpracy z tego typu podmiotem. Główną korzyścią z takiego rozwiązania jest szybki dostęp do wiedzy “know-how”, otrzymanie gotowych zasad postępowania, instrukcji kancelaryjnych oraz rozwiązań informatycznych. Dużą zaletą współpracy z zewnętrznym partnerem jest także całkowita pewność, że przestrzegane są wszystkie normy i przepisy, np. RODO.

Zyski ze sprawnie funkcjonującego archiwum:

• Pracownicy dokładnie wiedzą, które dokumenty i przez ile czasu mają przechowywać, które z nich przekazać do archiwizacji, a które i kiedy muszą zniszczyć.
• Znaczne ograniczenie zbędnej ilości dokumentacji.
• Oszczędność miejsca na półkach, w teczkach i segregatorach.
• Każdy dokument może zostać odszukany szybko i bezproblemowo.
• Porządek i przejrzystość archiwizowanej dokumentacji pozwala na przyjemniejszą i wydajniejszą pracę.
• Ochrona przed zniszczeniem, zagubieniem oraz kradzieżą informacji.
• Możliwość digitalizacji i szybkiego dostępu do danych.
• Zgodność z obowiązującymi przepisami, np. RODO